Die E-Rechnung kommt!
Sind Sie bereit? 

Unternehmen verarbeiten jährlich 560 Milliarden Rechnungen, davon 125 Milliarden elektronisch. Die hybride Rechnungsstellung ist aufgrund der verschiedenen Kanäle nach wie vor üblich, doch die elektronische Rechnungsstellung nimmt zu. Zwei Hauptfaktoren treiben die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung (E-Invoicing) voran: 

1. Schließung von Steuerlücken: Behörden wollen die Lücke von 20-30 % bei der Erhebung von Mehrwert- und Verkaufssteuern schließen. Die elektronische Rechnungsstellung könnte diese Lücke um bis zu 50 % verringern. 
2. Marktdruck: Der Wettbewerb, Unterbrechungen der Lieferkette und die Inflation zwingen Unternehmen dazu, die Transaktionskosten zu senken und die Cashflow-Transparenz zu verbessern, um von Vorteilen wie Skonti zu profitieren.

 

 

Aktueller Stand der elektronischen Rechnungsstellung 

Die elektronische Rechnungsstellung befindet sich in einer Phase hoher Nachfrage, die man mit einem „Tornado“ vergleichen kann, wie der Billentis-Bericht „Global e-Invoicing and Tax Compliance“ zeigt. 

 

 

Ähnlich wie bei einem Tornado gibt es auch hier eine Frühphase, in der eine spezifische Lösung für eine bestimmte Herausforderung stark nachgefragt wird – in dieser Phase befindet sich die E-Rechnung derzeit. Je näher die Umsetzungspflicht rückt, desto dringender wird dieser Bedarf. 

Der nachstehende Überblick beschreibt den unterschiedlichen Reifegrad der verschiedenen Länder in Bezug auf die elektronische Rechnungsstellung.

 

 

In der Vergangenheit war Lateinamerika Vorreiter bei der elektronischen Rechnungsstellung, dicht gefolgt von Europa. Allerdings ist in allen Regionen ein Wachstum sowohl bei der elektronischen Rechnungsstellung für Verbraucher als auch für Unternehmen zu verzeichnen. In der APAC-Region ist derzeit ein starkes Wachstum zu verzeichnen, insbesondere bei der elektronischen Rechnungsstellung für Verbraucher, z. B. bei elektronischen Quittungen. 

 

Trends und Herausforderungen bei der Einführung der elektronischen Rechnung 

Weltweit entstehen neue Pflichten in Bezug auf die elektronische Rechnungsstellung. Dies betrifft über 70 Länder. Das Bewusstsein für diese Verpflichtungen ist bei den Unternehmen nach wie vor gering. Bei den Meldepflichten lassen sich vier Modelle ausmachen: 

• Berichterstattung in Echtzeit: Meldung von Bestandteilen der Rechnungen innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens, ohne dass die elektronische Rechnungsstellung vorgeschrieben ist.
• Freigabe: Übermittlung von Rechnungen zur Bestätigung an eine zentrale Steuerplattform, bevor sie an Kunden weitergeleitet werden. Verbreitet in Lateinamerika.
• Zentralisierter Austausch: Der gesamte Prozess wird über eine zentrale Plattform abgewickelt, wie in Italien, wo zusätzlich PDF-Rechnungen für weitere Informationen angefordert werden können.
• Dezentralisiertes CTC- und Austauschmodell: Dienstleister übernehmen den gesamten Prozesse und extrahieren Informationen für die Steuerbehörden. Dieses Modell findet in Frankreich, Belgien, Singapur und anderen Ländern immer mehr Anklang.

 

Von der elektronischen Rechnungsstellung zum integrierten digitalen Handel 

Da Lateinamerika bei der elektronischen Rechnungsstellung führend ist, wird die künftige Entwicklung wohl auf einen integrierten digitalen Handel hinauslaufen. Dieser ganzheitliche Ansatz umfasst P2P-, Audit- und Cash-Prozesse und sieht eine Verdoppelung der Zahl der elektronischen Rechnungen bis 2028 vor. Die vollständige Einführung der elektronischen Rechnungsstellung kann bis 2030 dauern, wobei weiterhin PDF-Dokumente verwendet werden dürfen. Die integrierte Dokumentenverarbeitung (IDP) geht über strukturierte Dokumente hinaus. 

 

Die Rolle von KI bei der elektronischen Rechnungsstellung 

KI verändert die elektronische Rechnungsstellung leise, aber effektiv, indem sie die Datenerfassung, -extraktion, Betrugserkennung und prädiktive Analyse automatisiert. Auch wenn noch nicht alle Herausforderungen gelöst sind, steigert KI die Effizienz und Genauigkeit erheblich und verbessert die Fähigkeit der Unternehmen, mit den unterschiedlichsten elektronischen Rechnungsformaten umzugehen. 

 

Herausforderungen und Strategien für die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung 

Multinationale Unternehmen beschäftigen oft zahlreiche Dienstleister für die Rechnungsverarbeitung. Die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung kann zu einer Konsolidierung führen und die Zahl der Dienstleister verringern. Die Harmonisierung internationaler Prozesse, Systeme und steuerlicher Anforderungen stellt eine weitere Schwierigkeit dar, weshalb proaktive Compliance-Strategien, internes Bewusstsein und klare Richtlinien für große Unternehmen von entscheidender Bedeutung sind. 

 

Schrittweise Umsetzung 

Für die Optimierung der elektronischen Rechnungsstellung in großen Unternehmen ist es wichtig, den Prozess zu zentralisieren, um einen Überblick über ein- und ausgehende Rechnungen sowie über die im Rahmen des Prozesses verwendeten Systeme zu erhalten. Anschließend sollte Papier so weit wie möglich durch elektronische Rechnungen ersetzt werden, bevor man schließlich dazu übergeht, den gesamten Prozess zu erfassen (integrierter digitaler Handel). 

Viele dieser Projekte beginnen mit der Analyse des Outbound-Prozesses. Dennoch müssen die Unternehmen auch andere Teile des Prozesses berücksichtigen, wie z. B. die konzerninterne Rechnungsstellung, die oft übersehen und unterschätzt wird. Unternehmen haben 100 % Kontrolle über diesen Prozess, sodass er leicht geändert werden kann. Inbound-Prozesse bringen Kaufkraft mit sich, indem Lieferanten aufgefordert werden, Informationen in einer bestimmten Art und Weise zu liefern, was weitere Einsparungen ermöglicht. 

 

ABBYY unterstützt bei der elektronischen Rechnungsstellung

Die Bearbeitung internationaler Rechnungen geht mit unterschiedlichen Dokumentenformaten einher, was die menschliche Validierung erheblich erschwert. Elektronische Rechnungen werden immer noch von Menschen erstellt und mit von Menschen bereitgestellten Daten gefüllt. Daher sind Fehler unvermeidlich – bis zu 12 % der elektronischen Rechnungen enthalten Fehler. 

ABBYY ermöglicht Unternehmen die Integration elektronischer Rechnungen in die Automatisierung ihrer Rechnungsverarbeitung und bietet folgende Funktionen: 

• Abgleich von Rechnungsdaten mit Unternehmensdaten, um Entscheidungen über automatische Zahlungen zu treffen
• Extrahieren von Daten aus verschiedenen Rechnungsformaten (Papier, PDF oder sogar Excel) mithilfe von Computer Vision und symbolischer KI
• Bereinigung von Daten zur Beseitigung von Fehlern wie fehlenden oder doppelten Daten
• Rationalisierte menschliche Überprüfung mit einer benutzerfreundlichen Schnittstelle und einem klaren Format, das einer Papierrechnung nachempfunden ist

Durch den Einsatz intelligenter Automatisierung bei der elektronischen Rechnungsverarbeitung können Sie transformative Ergebnisse erzielen, wie zum Beispiel:  

• 400 % höhere Mitarbeiterproduktivität
• 30 % weniger Zeit für die Beantwortung von Anfragen
• 91 % niedrigere Kosten für die Rechnungsverarbeitung
• 12 % weniger Zahlungsverzug
• 81 % schnellere Rechnungsverarbeitung
• Kosteneinsparungen in Millionenhöhe durch Prozessanalysen

 

Erfolgsquote abhängig von praktizierten Onboarding-Methoden 

 

 

TDie beste Empfehlung lautet, jetzt mit der elektronischen Rechnungsstellung zu beginnen. In Anbetracht der Komplexität der Unterstützung der Steuerbehörden, der internen Verbindungen und der Beziehungen zu Partnern, Lieferanten und Kunden ist ein frühzeitiger Start unerlässlich. 

ABBYY hat kürzlich vier Webinare für unseren jährlichen Monat der intelligenten Automatisierung veranstaltet. In dieser Sitzung über die E-Rechnungspflicht für eingehende Rechnungen gab es Einblicke von ABBYY AI Ethics Evangelist Andrew Pery, ABBYY VP of Product Management Andrew Zyuzin und Billentis Eigentümer und CEO Marcus Laube. Wenn Sie sich eingehender mit diesem Thema befassen möchten, können Sie eine Aufzeichnung anfordern. 

Sie interessieren sich für intelligente Automatisierungslösungen, wissen aber nicht, wo Sie anfangen sollen? Erzählen Sie uns von den Herausforderungen Ihrer Geschäftsprozesse, und wir können gemeinsam eine Lösung finden. Wir freuen uns darauf, mehr über Ihren Weg zur digitalen Transformation zu erfahren.