Studie von ABBYY und Fraunhofer untersucht Prozessdigitalisierung in Unternehmen

Die meisten Unternehmen sind mit ihren Geschäftsprozessen noch nicht vollumfänglich zufrieden und sehen deutliches Verbesserungspotenzial. Entsprechend ist es für Unternehmen unausweichlich, diese Prozesse durch moderne Prozesstechnologien stärker zu digitalisieren. Das hat ABBYY, ein Unternehmen für Digital Intelligence, in einer gemeinsamen Studie mit dem Fraunhofer-Institut für Angewandte Informationstechnik FIT herausgefunden.

Die Studie „Prozessdigitalisierung für das „New Normal“ – Branchenübergreifende Studie zu Herausforderungen und Chancen der Prozessoptimierung“ untersucht den aktuellen Stand digitalisierter Geschäftsprozesse in deutschen Unternehmen und analysiert das Potenzial, das moderne Prozesstechnologien in diesem Zusammenhang bieten. Im Rahmen der Studie wurden Unternehmen der Branchen Produktion und Logistik sowie Versicherungen und Banken befragt. Außerdem wird ein aktueller Überblick gegeben, wie stark moderne Prozesstechnologien bereits im Einsatz sind und welche Barrieren Unternehmen daran hindern, ihre Geschäftsprozesse weiter zu digitalisieren und verstärkt Prozesstechnologien einzusetzen.

Die Studienmacher fanden heraus, dass Unternehmen, die ihr Digitalisierungspotenzial schon weitaus stärker ausgeschöpft haben, auch zufriedener mit ihren Geschäftsprozessen sind. Lediglich 20 Prozent der unzufriedenen Unternehmen bewerten den Digitalisierungsgrad ihrer Geschäftsprozesse als hoch. Die Studienteilnehmer lassen sich auf Basis des Digitalisierungsgrads ihrer Geschäftsprozesse und ihrer Investitionsbereitschaft in vier Gruppen kategorisieren: Digital Starters, die ihr Digitalisierungspotenzial noch nicht ausgeschöpft haben, jedoch planen zukünftig verstärkt zu investieren, Digital Hesitants, die noch am Anfang der Digitalisierung ihrer Prozesse stehen aber auch nur gering in die weitere Entwicklung investieren wollen oder können, Digital Settlers, die schon sehr weit mit der Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse fortgeschritten sind, aber keine verstärkten Investitionen planen und Digital Pioneers, die fortgeschritten sind bei der Digitalisierung ihrer Prozesse, aber auch weiterhin stark investieren wollen.

Bezogen auf die untersuchten Branchen haben Banken und Finanzdienstleister den größten Anteil an Digital Pioneers (22%), aber auch an Digital Hesitants (38%) in ihren Reihen. Häufig scheinen diese entweder einen Fokus auf regionale Verankerung und analoge Prozesse durch persönlichen Kontakt zu Kunden zu haben (z.B. Genossenschaftsbanken) oder sehr stark auf Digitalangebote zu setzen (z.B. Fintechs). In der Industrie gibt es besonders viele Digital Starters (41%), in der Logistik viele Digital Settlers (26%).

Generell lässt sich sagen, dass digitalisierte Prozesse effizienter sind und zu mehr Zufriedenheit bei Kunden und Mitarbeitern führen. Daher, so die Studienmacher, sollten Unternehmen weiter an der Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse arbeiten und verstärkt auf moderne Prozesstechnologien setzen. Sowohl Industrieunternehmen als auch die Forschung bieten immer reifere Lösungen in Bereichen wie Process Mining, Robotic Process Automation oder Process Monitoring an und diese erfahren auch immer größere Akzeptanz in der Praxis.

Übergreifende Trends, wie Fachkräftemangel oder Automatisierungs- und Innovationsdruck, haben diese Entwicklung beschleunigt. Aktuell treibt vor allem die COVID-19-Pandemie die Prozessdigitalisierung voran. Diese sorgt zum einen dafür, dass in der Zusammenarbeit verstärkt auf Remote-Settings gesetzt wird, zum anderen legt sie auch offen, wie fragil Lieferketten sind. Beides veranlasst Unternehmen zusätzlich, ihre Geschäftsprozesse weiter zu digitalisieren und durch moderne Prozesstechnologien zu unterstützen, um sich den Gegebenheiten des „New Normal“ anzupassen. Doch nicht immer haben potenzielle Nutzer ein konkretes Verständnis dafür, welche unternehmerischen Herausforderungen durch Prozesstechnologien adressiert werden und welche Chancen sich durch deren Einsatz ergeben. Vor allem mit Datenschutz und –sicherheit (45%) hadern die Unternehmen. Business Transformation (20%) und Compliance (20%) scheinen hingegen weniger ein Thema zu sein.

Insgesamt zeigt die Befragung, dass viele Unternehmen noch immer am Anfang ihrer Prozessdigitalisierungspläne stehen. Trotzdem lassen die Studienergebnisse einen klaren Trend in Richtung stärkerer Prozessdigitalisierung erkennen. Moderne Prozesstechnologien etablieren sich zunehmend und die Unternehmen (97%) erkennen das Potenzial und klare Mehrwerte bei der Bewältigung unternehmerischer Herausforderungen. Fast alle Unternehmen (95%) wollen zukünftig mindestens genauso viel oder sogar mehr in moderne Prozesstechnologien investieren wie in den vergangenen Jahren.

Auch bieten moderne Prozesstechnologien große Chancen, um betriebliche Abläufe zu verbessern. Für Unternehmen gilt es, diesen Trend nicht zu verschlafen, sondern kontinuierlich an der Prozessdigitalisierung zu arbeiten. Viele Teilnehmende geben an, zwar über ausreichend Budget für Prozessdigitalisierungsprojekte zu verfügen, beklagen jedoch fehlendes internes Know-how. Unternehmen sollten Prozessdigitalisierung daher zur priorisierten Managementaufgabe machen, Ressourcen bereitstellen und gegebenenfalls durch externe Experten unterstützen.

Zudem sollten neue Technologien immer wieder auf Mehrwert für das eigene Unternehmen geprüft werden. Dafür braucht es Mut, um Anwendungsfälle explorativ zu untersuchen und durch disruptive Neuerungen einen Technologievorsprung zu erreichen. Hierbei kann es hilfreich sein, neue Technologien und Anwendungsfälle in kleineren Pilotprojekten auszutesten.

Nicht zuletzt suchen Unternehmen bei der Digitalisierung ihrer Prozesse vor allem nach Unterstützung bei der Bewältigung überwiegend organisational geprägter Herausforderungen. Deshalb sollten sowohl Forschung als auch Praxis in der Zukunft stärker in die Bearbeitung von organisationalen Themen investieren und sich nicht ausschließlich auf die Weiterentwicklung von Technologien fokussieren.

„Die Ergebnisse zeigen einmal mehr, dass digitale Prozesstechnologien wie Process Mining, Process Discovery und Intelligent Document Processing-Lösungen (IDP) nicht nur Geschäftsprozesse effektiv verbessern können, sondern auch die Produktivität und Zufriedenheit von Mitarbeitern und Unternehmen steigern. Was wir aber auch sehen ist, dass vielen Unternehmen noch das notwendige Verständnis über die richtige Umsetzung ihrer digitalen Transformationsvorhaben fehlt. Ein wichtiger Ansatzpunkt ist daher die zielgerichtete Wissensvermittlung darüber, welche Technologien die Produktivität verbessern, wo sie den größten Einfluss ausüben und wie die Lösungen auf langfristige Sicht einen konkreten Mehrwert schaffen“, so Markus Pichler, Vice President of Sales Europe bei ABBYY.

Prof. Maximilian Röglinger, Inhaber des Lehrstuhls für Wirtschaftsinformatik und Wertorientiertes Prozessmanagement an der Universität Bayreuth und Leiter der Projektgruppe Wirtschaftsinformatik des Fraunhofer FIT sieht in den Ergebnissen der Studie eine klare Aussage: „Das Thema Prozessdigitalisierung ist nicht erst seit Beginn der Pandemie in aller Munde, aber hier zählt nicht mehr nur Transparenz aktueller Abläufe. Unternehmen, die bereits Tools zur Prozessautomatisierung im Einsatz haben, müssen jetzt den Weg von deskriptiven zu präskriptiven Analytics-Lösungen gehen sowie mit einem starken Process-Mining-Tool und einer durchdachten Skalierungsstrategie ihre digitale Transformation weiter vorantreiben.“

Die gesamten Studienergebnisse sowie weiterführende Informationen erhalten Sie unter: https://digital.abbyy.com/fraunhofer-studie.html