Hintergrund

Das Unternehmen One Click Solutions entwickelt und vertreibt Lösungen zur Dokumenten- und Belegverarbeitung. Der ClickReader, das Flaggschiff-Produkt des Unternehmens, ist eine innovative Software zur manuellen Dokument- und Belegerfassung. Er löst das Abtippen von Informationen durch einfaches Anklicken am Monitor oder Touch-Screen ab. Der ClickReader findet vor allem bei unstrukturierten Belegen Anwendung und überall dort, wo eine Stapelverarbeitung mit gängigen Texterkennungs- bzw. Formularerkennungs-Lösungen kaum möglich ist. One Click Solutions hat den ClickReader auf Basis von ABBYY FineReader Engine 8.0 realisiert.

Herausforderung

Bei der Produktentwicklung wurde One Click Solutions schnell klar, dass die Entwicklung einer eigenen Software zum Auslesen von unterschiedlich platzierten Informationen aus Papierformularen viel zu aufwändig ist. Deshalb durchsuchte das Unternehmen den Markt nach einer Lösung, die Informationen per Optical Character Recognition (OCR; Optische Zeichenerkennung) zuverlässig aus Formularen auslesen kann und die sich einfach in neue Produkte integrieren lässt. ABBYY FineReader Engine ist ein Software Development Kit (SDK), welches die Integration innovativer OCR-Technologien in eigene Lösungen ermöglicht.

Neben OCR-Technologien verfügt FineReader Engine über zusätzliche Funktionen zur Formularverarbeitung, dazu gehören Optical Mark Recognition (OMR; Erkennung von Auswahlfeldern) und Optical Barcode Recognition (OBR; Erkennung von Barcodes). Darüber hinaus ist das SDK in der Lage, handgeschriebene Blockbuchstaben und Ziffern zu erkennen (Intelligent Character Recognition; ICR). Durch das flexible Verbinden von Volltext-OCR und Zonal OCR ist es möglich, die Dokumente in durchsuchbare PDFs zu überführen und gleichzeitig die extrahierten Daten an beispielsweise elektronische Buchhaltungs- oder Enterprise Resource Planning (ERP) Systeme zu übertragen.

Ausgestattet mit diesen Features bietet ABBYY FineReader Engine 8.0 die ideale Plattform für den ClickReader. Und für die Anwender bedeutet dies dann: Clicken statt Tippen! Denn die Erkennungsergebnisse vom FineReader müssen zur Weitergabe an Back-Office-Systeme nur noch angeclickt werden: entweder per Maus oder direkt an einem Touch-Screen. Und dies geht viel schneller als ‚Drag and Drop’ oder ‚Copy and Paste’ oder eben Abtippen. Welche Informationen gesucht werden, legt der Anwender zuvor in frei definierbaren Layouts, also Masken, fest. Selbst während der Erfassung kann zwischen verschiedenen Layouts gewechselt werden, mit einem einfachen Click. Den Layouts können auch direkt einzelne Back Office Systeme (CRM, ERP, Finanz-Software etc.) zugewiesen werden. Somit lässt sich der ClickReader in den Workflow einbinden. Überhaupt kennzeichnet sich die ganze Lösung durch hohe Flexibilität, einfache Bedienung, Schnelligkeit und Zuverlässigkeit aus. Zur Produktabrundung stehen verschiedene Schnittstellen wie XML oder SQL-Server zu Back Office Systemen bereit.

Kunden von One Click Solutions, die sich für ClickReader entschieden haben, kommen aus den unterschiedlichsten Branchen, denn unstrukturierte Papierbelege sind noch in nahezu allen Branchen an der Tagesordnung. Die Zielgruppe für den ClickReader sind also Unternehmen, in denen kein hohes Belegerfassungs-Aufkommen vorhanden ist, die jedoch viele unstrukturierte Dokumente erhalten, oder die eine effiziente Ergänzung zu einer automatischen Lösung suchen.

Lösung

Die Einsatzbereiche der Lösung sind vielfältig. So kann der ClickReader als Input-System für DMS/Archiv-Lösungen dienen und sorgt hier für eine effektive Indizierung, damit sich Dokumente leicht finden lassen. Hierfür unterstützt ClickReader u.a. das DMS- und Archivsystem Windream. Vielfach wird ClickReader als Eingabesystem zu Buchhaltungs- und Finanz-Software verwendet und unterstützt beispielsweise das Diamant-Rechnungsbuch. Der dritte wesentliche Einsatzbereich findet sich im ERP-Umfeld. Hier wartet die Software u.a. mit Schnittstellen zu SAP und Navision bzw. Micrososft Dynamics auf.

Klaus Marx, Geschäftsführer von One Click Solutions resümiert: „FineReader Engine ist das Herz oder besser das Auge unserer ClickReader-Lösung. Die Rückmeldungen unserer Kunden zeigen uns, dass wir eine hervorragende Wahl getroffen haben.“