Rhenus Shared Services Center optimiert seine Dokumentenerfassung mit ABBYY

Rhenus Assets & Services wird von ABBYY bei der automatisierten Rechnungs- und Dokumentenverarbeitung unterstützt. Das Shared Services Center (SSC) des weltweit agierenden Logistikdienstleisters Rhenus verarbeitet aktuell mit der ABBYY Lösung jährlich bis zu 1,8 Millionen Dokumente in Form von Eingangsrechnungen, Lieferscheinen und vielen weiteren Papierdokumenten. Im Anschluss an die zentrale Bearbeitung und Klassifizierung werden die Eingangsrechnungen regelbasiert ausgelesen und an den Freigabe-Workflow in SAP übergeben.

Herausforderung

Die Rhenus-Gruppe agiert weltweit an über 460 Standorten in mehr als 40 Ländern in den Bereichen Contract Logistics, Freight Logistics, Port Logistics sowie Public Transport. Um die komplexen Supply-Chain-Prozesse optimal zu unterstützen, wurde ein firmeninternes Shared Services Center (SSC) eingerichtet: Rhenus Assets & Services. Dieses verarbeitet eine große Anzahl an Dokumenten für 80 der weltweit verteilten Standorte der Rhenus-Gruppe. Darunter befinden sich Eingangsrechnungen, Clearingbelege, Lieferscheine, Beladeprotokolle und Kommissionierscheine. Jährlich müssen bis zu 1,8 Millionen wichtige Dokumente verarbeitet werden, von denen die Mehrzahl zeitkritisch ist, da die Logistikabläufe strengen Zeitplänen unterworfen sind und ein Höchstmaß an Kontrolle und Transparenz erfordern. Eintreffende Rechnungen sollten zudem pünktlich beglichen werden, um Skonti zu nutzen und Mahngebühren zu vermeiden. Um diese Herausforderung zu meistern, setzt das SSC umfassende IT-Systeme ein. Eine Schlüsselrolle im Prozess nimmt dabei nicht zuletzt die effiziente Erfassung von Daten ein.

Lösung

Mit ABBYY FlexiCapture hat Rhenus Assets & Services eine neue Komponente für die automatisierte Datenerfassung implementiert. Diese verarbeitet die Dokumente optimal zentralisiert mit der Corporate- IT-Lösung. ABBYY ersetzt die bisherige Lösung und wurde aufgrund der hohen Qualität bei der Datenerfassung, der Flexibilität und Transparenz in der Architektur, der Skalierbarkeit sowie der schnellen Implementierungsmöglichkeiten ausgewählt. Dadurch konnten bewährte Prozesse einschließlich der vorhandenen Automatisierungen ohne Abstriche beibehalten werden.

Nach der Implementierung der ABBYY Software wurde das System zunächst in einer Testphase für die hochkomplexen Prozesse des Shared Services Centers trainiert. Denn die Dokumente stellen je nach Typ, den individuell benötigten Abläufen und spezifischen Datenpositionen sehr unterschiedliche Anforderungen an die Lösung. Dementsprechend wurden so die Erfassungseinstellungen für die einzelnen Szenarien auf Basis von Testdokumenten angepasst, um den benötigen Ansprüchen gerecht zu werden.

Die Eingangsdokumente werden jetzt in der Regel an den jeweiligen Standorten gescannt und im TIF- oder PDF-Format über den zentralen Server an das Shared Services Center übergeben. Mit ABBYYs Input-Management-Plattform und dem zugehörigen Add-on für die Rechnungsverarbeitung, ABBYY FlexiCapture for Invoices, werden alle relevanten Daten automatisiert erfasst und über ABBYY Web-Clients verifiziert. Die angebundene Middleware übernimmt die Archivierung und versendet Statusmeldungen an die unterschiedlichen Logistiksysteme und/oder Partner. Eingangsrechnungen werden indiziert und mit den erkannten Werten zur Verarbeitung und Archivierung an die jeweiligen SAP-Workflows übergeben. So können die verschiedenen Abteilungen direkt auf benötigte Daten und Dokumente zugreifen und reibungslose Geschäftsabläufe gewährleisten.

Ergebnis

Derzeit arbeiten etwa 150 Mitarbeiter an 130 Verifizierungsstationen.Sie verarbeiten monatlich bis zu 150.000 Dokumente – das sind bis zu 1.000 Dokumente pro Stunde. Die Erkennungsquote für die ausgelesenen Informationen beträgt bis zu 95%. Die durchschnittlich 1,4 Millionen Rechnungen und Dokumente, die jährlich anfallen, können so spielend bewältigt werden.

Ein weiteres Roll-out innerhalb der Rhenus-Gruppe ist geplant. Auch andere Geschäftsbereiche des Logistikdienstleisters haben inzwischen Projekte zur Dokumentenverarbeitung basierend auf der ABBYY Software für z.B. Eingangsrechnungen und Zollpapiere lanciert.