Optimierte Rechnungsverarbeitung
Verarbeiten Sie alle eingehenden Rechnungen – elektronisch, in Papierform oder im PDF-Format – und normalisieren Sie die Daten für nachgelagerte ERP-Systeme in einem einheitlichen Prozess.
Elektronische Rechnungen
Elektronische Rechnungen mühelos in die Automatisierung Ihrer Kreditorenbuchhaltung integrieren
Alle Arten von Rechnungen – elektronisch, auf Papier oder im PDF-Format – in einem einheitlichen Prozess verarbeiten
Was ist die elektronische Rechnungsstellung?
Die elektronische Rechnungsstellung (E-Invoicing) ist eine digitale Form des Versands und Empfangs von Rechnungen zwischen Lieferanten und Käufern. Im Gegensatz zu PDF- oder Papierrechnungen handelt es sich bei elektronischen Rechnungen um strukturierte Datendateien (meist im XML-Format), die von Softwaresystemen automatisch verarbeitet werden können.
Viele Länder auf der ganzen Welt führen derzeit die elektronische Rechnungsstellung ein, um Steuerbetrug zu verringern, die Effizienz zu steigern und die Nachhaltigkeit zu fördern. In der Europäischen Union ist die elektronische Rechnungsstellung für Transaktionen in Behörden und Verwaltung obligatorisch, und einige Länder haben diese Anforderung auch auf den privaten Sektor ausgedehnt. Unternehmen, die im grenzüberschreitenden Handel tätig sind, sind mit unterschiedlichen E-Rechnungs-Vorschriften der einzelnen Märkte und eine Vielzahl von Standards wie ZUGFeRD/Factur-X, XRechnung, FatturaPA, FacturaE, Svefaktura, UBL (Universal Business Language) und PEPPOL BIS Billing konfrontiert.
Integration elektronischer Rechnungen in die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung
Durch die Integration elektronischer Rechnungen in die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung können Unternehmen von einer schnelleren und präziseren Rechnungsverarbeitung, niedrigeren Betriebskosten, verbesserter Compliance und Sicherheit sowie einem besseren Cashflow-Management profitieren. Die intelligenten Dokumentenverarbeitungslösungen (Intelligent Document Processing, IDP) von ABBYY ermöglichen es Unternehmen, alle Arten von Rechnungen, ob in elektronischer Form, auf Papier oder im PDF-Format, auf einer einzigen Plattform zu verarbeiten.
ABBYY IDP nutzt künstliche Intelligenz, um Daten aus Rechnungen zu extrahieren, zu normalisieren und zu validieren, und lässt sich über eine API nahtlos in ERP-Systeme integrieren.
Mit ABBYY IDP können Unternehmen die Verpflichtung zur Annahme und Verarbeitung elektronischer Rechnungen problemlos einhalten und sind gleichzeitig für die Komplexität des internationalen Handels gerüstet.
Effiziente Rechnungsverarbeitung in einem einheitlichen Workflow
KI-basierte Automatisierung der Rechnungsverarbeitung
Profitieren Sie von hohe Dunkelverarbeitungsraten (straight-through processing, STP) der eingehenden Rechnungen dank speziell entwickelter KI-Modelle (Purpose-Built-AI), die für die Verarbeitung von Rechnungen jeder Art, jedes Formats und jeder Sprache optimiert sind.
Einhaltung der Vorschriften für die elektronische Rechnungsstellung
Halten Sie mühelos die geltenden Verpflichtungen zur Annahme elektronischer Rechnungen neben „traditionellen“ Rechnungsformaten wie Papier und PDF ein.
Einfache Anbindung an Ihr Business-Ökosystem
Übernehmen Sie Rechnungen aus Ihrem bevorzugten Eingangskanal. Extrahierte Daten können über eine einfache API nahtlos in Ihr bevorzugtes ERP-System eingespeist werden.
Verarbeitung elektronischer Rechnungen mit Purpose-Built-AI
Jede Rechnungsart, jedes Format, ein optimierter Prozess
Unabhängig davon, ob Sie elektronische, Papier- oder PDF-Rechnungen von verschiedenen und weltweit verteilten Geschäftspartnern erhalten, können Sie diese mit ABBYY IDP einfach in Ihre bestehenden Workflows zur Rechnungsverarbeitung integrieren. Unsere vorgefertigten KI-Modelle erkennen und analysieren automatisch Daten aus jedem Rechnungsformat, einschließlich XML, PDF oder einer Kombination aus beidem. Sie müssen sich keine Gedanken über unterschiedliche Standards oder Formate machen, ABBYY IDP verarbeitet sie alle mit Präzision und Geschwindigkeit.
Mühelose Aufnahme von elektronischen Rechnungen aus beliebigen Quellen
ABBYY IDP kann Rechnungen aus jeder beliebigen Quelle aufnehmen, wie z. B. E-Mail, Papier, File-Share-Datenbanken, SFTP/FTP oder API. Sie können ABBYY IDP auch an Plattformen für elektronische Rechnungsstellung, Lieferkettenfinanzierung und Ausgabenmanagement anbinden, um elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. ABBYY IDP vereinfacht den Aufnahmeprozess und stellt sicher, dass Sie keine Rechnungsdaten auslassen.
Einhaltung der weltweiten E-Invoicing-Standards
Mit ABBYY IDP können Sie mit den verschiedenen E-Rechnungs-Standards und -Vorschriften, die für den internationalen Handel gelten, mühelos umgehen. ABBYY IDP unterstützt von Haus aus die gängigsten E-Invoicing-Standards wie ZUGFeRD/Factur-X (Deutschland und Frankreich), XRechnung (Deutschland), FatturaPA (Italien), FacturaE (Spanien), Svefaktura (Schweden), UBL (Universal Business Language) und PEPPOL BIS Billing.
Erstellung benutzerdefinierter Modelle zur Unterstützung weiterer Standards
Fortgeschrittene Benutzer von ABBYY IDP können Daten aus weiteren E-Invoicing-Formaten parsen, die vom System nicht standardmäßig unterstützt werden.
Datenvalidierung auf der Grundlage von Geschäftsregeln
ABBYY IDP extrahiert nicht nur Daten aus elektronischen Rechnungen (sowie PDF- und Papierrechnungen), sondern validiert sie auch anhand Ihrer Geschäftsregeln, um die Datenqualität und -genauigkeit sicherzustellen. ABBYY IDP prüft die erforderlichen Informationen, gleicht Bestellungen mit Rechnungspositionen ab, gleicht Lieferanten mit einer Liste vorgenehmigter Lieferanten ab, prüft Steuerbeträge, Gesamtbeträge, Mengen und vieles mehr. Dies verringert die Notwendigkeit menschlicher Eingriffe und erhöht den Anteil der berührungslosen Rechnungsverarbeitung.
Human-in-the-loop-Prüfung (HITL)
Wenn bei der Datenvalidierung des Modells Ausnahmen festgestellt werden, können diese zur manuellen Überprüfung an Mitarbeitende weitergeleitet werden. Die Mitarbeitenden können die Rechnungsdaten im XML-Format einsehen, sie mit ihrer visuellen Darstellung im PDF-Format (falls verfügbar) vergleichen und die extrahierten Daten bei Bedarf korrigieren.
Datenexport und Archivierung
Nachdem die Daten extrahiert und validiert wurden, können sie zur weiteren Verarbeitung in Ihr ERP-System exportiert werden. Mit ABBYY IDP können die verarbeiteten elektronische Rechnungen in ihrem ursprünglichen Form und Format, unverändert, zur Archivierung exportiert werden.
Wie funktioniert die Verarbeitung der elektronischen Rechnungen?
- Rechnungen importieren
- Daten extrahieren und validieren
- Exportieren an ERP
Rechnungen importieren
Elektronische Rechnungen können über verschiedene Kanäle in die ABBYY-Lösung für Intelligent Document Processing (IDP) eingespeist werden, je nach Größe des Unternehmens, Art des Lieferanten, Nutzung von Drittanbieter-Plattformen für Ausgabenmanagement oder elektronische Rechnungsstellung usw.: API, E-Mail, Dateifreigabe
Daten extrahieren und validieren
KI-Modelle, die speziell für die Rechnungsverarbeitung entwickelt wurden, erkennen automatisch den verwendeten E-Invoice-Standard und extrahieren die Daten aus dem strukturierten Rechnungsformat in die entsprechenden Datenfelder. Regeln für den Datenabgleich und die Datenvalidierung prüfen und kennzeichnen fehlende oder fehlerhafte Informationen. Etwaige Probleme oder Ausreißer können zur weiteren Überprüfung an einen manuellen Prüfschritt weitergeleitet werden.
Exportieren an ERP
Die extrahierten Daten werden dann an ein ERP-System der Wahl im gleichen Workflow und in derselben Struktur wie bei jeder anderen zu verarbeitenden Rechnungsart übergeben.
Artikel: Ein Leitfaden für die Verarbeitung elektronischer Rechnungen in der Kreditorenbuchhaltung
Erfahren Sie mehr über die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung mit ABBYY
Artikel: Wie KI in der Kreditorenbuchhaltung die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung verändert, um erstklassige Ergebnisse zu erzielen
Artikel: NLP, LLMs, DeepML und FastML: Die KI unter der Haube von ABBYYs intelligenter Dokumentenverarbeitung
Artikel: Ein Leitfaden für die Verarbeitung elektronischer Rechnungen in der Kreditorenbuchhaltung
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Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Was ist die elektronische Rechnungsstellung (E-Invoicing)?
Elektronische Rechnungsstellung (E-Invoicing) ist der digitale Austausch von Rechnungen, die einem strukturierten, maschinenlesbaren Datenformat (wie JSON oder XML) folgen und automatisch in das ERP-System des Käufers importiert werden können, ohne dass eine manuelle Eingabe der Daten erforderlich ist.
Definitionsgemäß ist das Hauptziel einer elektronischen Rechnung der automatische Import in das Rechnungsverarbeitungssystem. Eine visuelle Darstellung der Daten in einem für den Menschen lesbaren Format (z. B. PDF) ist zwar möglich, aber zweitrangig, nicht zwingend notwendig und nicht als Teil der Rechnung anzusehen.
Welche sind die gängigsten Formate und Standards für die elektronische Rechnungsstellung?
- EDIFACT – wird international, insbesondere in Europa, für den elektronischen Datenaustausch verwendet.
- UBL (Universal Business Language) 2.0 – die von der OASIS entwickelte UBL ist weit verbreitet und enthält neben Standards für Rechnungen auch Standards für verschiedene Geschäftsdokumente.
- ZUGFeRD – ein in Deutschland verbreitetes Format, das PDF- und XML-Daten für Rechnungen kombiniert.
- FacturaE – der in Spanien verbindlich vorgeschriebene Standard für die Rechnungsstellung in Behörden und Verwaltung.
- PEPPOL BIS Billing 3.0 – wird vom PEPPOL-Netzwerk für grenzüberschreitende Transaktionen innerhalb Europas verwendet.
- eFFF (Electronic Flexible File Format) – in Belgien verwendetes Format, das verschiedene Arten von Geschäftsdokumenten unterstützt.
- Svefaktura – wird in Schweden insbesondere für Transaktionen mit Behörden und Verwaltung verwendet.
- FatturaPA – das Standardformat für elektronische Rechnungen in Italien, speziell für Transaktionen der öffentlichen Verwaltung.
- ANSI X12 – ein in Nordamerika weit verbreiteter Standard für EDI-Transaktionen, einschließlich Rechnungsstellung.
Wie hilft ABBYY IDP bei der elektronischen Rechnungsstellung?
ABBYY IDP ist eine cloudbasierte Plattform, die intelligente Dokumentenverarbeitung (Intelligent Document Processing, IDP) für verschiedene Arten von Dokumenten, einschließlich Rechnungen, ermöglicht. ABBYY IDP kann Daten aus elektronischen Rechnungen, aber auch aus anderen Eingabeformaten wie E-Mail, Papier oder PDF erfassen, klassifizieren, extrahieren und validieren. ABBYY IDP kann über API auch in ERP-Systeme integriert werden und bietet für Ausnahmen eine Human-in-the-Loop (HITL)-Verifizierung. ABBYY IDP hilft Unternehmen, ihre E-Invoicing-Workflows zu optimieren und einen höheren Automatisierungs- und Genauigkeitsgrad zu erreichen.
Ist die elektronische Rechnungsstellung obligatorisch?
Die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung variiert je nach Land und Branche des Unternehmens. Einige Länder wie Italien, Spanien und Brasilien haben die elektronische Rechnungsstellung für alle oder einige Sektoren zur Pflicht gemacht, um Steuerbetrug zu bekämpfen und die Effizienz zu steigern. Andere Länder, wie die USA und das Vereinigte Königreich, haben keine gesetzlichen Vorschriften für die elektronische Rechnungsstellung erlassen, aber viele Unternehmen entscheiden sich dafür, sie als bewährtes Verfahren einzusetzen, um einen Wettbewerbsvorteil zu erzielen und die Erwartungen ihrer Kunden und Lieferanten zu erfüllen.
Welche Vorteile bietet die Verwendung von IDP für die Verarbeitung elektronischer Rechnungen?
Die Verarbeitung elektronischer Rechnungen mit IDP kann Unternehmen zahlreiche Vorteile bringen, wie z. B.:
- Bereitstellung eines einheitlichen Prozesses für hybride Rechnungsströme (elektronisch, PDF, Papier)
- Reduzierung von manueller Arbeit und Fehlern durch die Automatisierung der Datenerfassung und -extraktion aus allen Arten von Rechnungen in einem einzigen Workflow, unabhängig von deren Format und Layout
- Verbesserung von Compliance und Sicherheit, indem sichergestellt wird, dass die elektronischen Rechnungen gegen Lieferantenverträge und Vereinbarungen geprüft werden
- Normalisierung von Daten aus Rechnungen verschiedener Typen (PDF, Papier, elektronisch) und verschiedener E-Invoice-Standards (ZUGFeRD/Factur-X, XRechnung, FatturaPA, FacturaE, Svefaktura, UBL, PEPPOL BIS Billing usw.) für eine nahtlose Integration in nachgelagerte Systeme wie ERP.
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