Défi

Comme la plupart des cabinets juridiques, Norton Rose LLP est inondé de milliers de documents papier au quotidien. Une grande variété de fichiers, contrats et correspondances doit être classée et archivée de manière à faciliter une recherche ultérieure. Les fichiers en question peuvent aller d’une page de fax à un contrat juridique de plusieurs centaines de pages. Les efforts antérieurs de numérisation de ces données se sont révélés être un travail de longue haleine. Quand les équipes d’avocats, de recherche et d’administration de Norton Rose LLP doivent passer des heures à rechercher une information-clé, la productivité et la rentabilité en sont affectées, tant pour Norton Rose LLP que pour ses clients.

Déterminé à développer son activité de dématérialisation, Norton Rose LLP a mis en place un système par lequel des collaborateurs utilisent des appareils de numérisation multifonctions (MFP) installés à côté de leur poste de travail pour scanner/copier, puis envoyer les documents pour les convertir dans des formats de fichiers numériques. Le but est d’intégrer tous les documents reçus dans le système de Gestion Electronique de Documents de Norton Rose LLP, l’« Interwoven Worksite ».

Le défi pour l’équipe informatique de Norton Rose LLP consistait à trouver une solution OCR pour ce système qui répondrait à toutes leurs exigences. Le système doit tout d’abord faciliter le traitement rapide de grands volumes de documents. La technologie se doit alors d’être efficace. De plus, les documents doivent être reproduits avec une extrême précision pour que leurs répliques électroniques soient archivées dans une mise en page la plus proche qui soit de celle de l’original. Dans le secteur juridique, la qualité de la documentation est essentielle. En outre, les fichiers électroniques de ces documents doivent être facilement accessibles via la recherche par mot-clé. Le système doit, lui aussi, être simple d’utilisation, fiable et requérir très peu de formation des collaborateurs ainsi qu’une durée de traitement de document minimale. Enfin, à chaque phase de numérisation et d’envoi de document devrait être affecté un code client spécifique pour permettre au service de comptabilité de réutiliser les informations pour la facturation client.

Solution

Conversion de documents numérisés en PDF interrogeables via une solution basée sur serveur Le service des technologies informatiques et d’intégration de systèmes de Norton Rose LLP a évalué une variété de systèmes basés sur des critères clés tels que : la précision de la reconnaissance de documents, la stabilité, la rapidité et l’efficacité, la capacité à prendre en charge le traitement de gros volumes de documents, et la flexibilité d’intégration.

C’est pourquoi le service informatique et d’intégration de l’entreprise a choisi le Recognition Server, la solution basée sur serveur de LAD/RAD (Lecture et Reconnaissance Automatique de Documents) et de conversion de PDF en fichiers électroniques d’ABBYY. Basée sur la plateforme de technologie maintes fois récompensée d’ABBYY, le Recognition Server offre une extrême précision de reconnaissance de documents numérisés, de fichiers d’image et de PDF, reproduisant non seulement les mots mais également la mise en page de documents identiques à l’original.

ABBYY Recognition Server centralise le traitement de documents autrefois sur les postes de travail des employés. Aussi grâce à l’utilisation du Recognition Server, tous les collaborateurs peuvent numériser des documents en utilisant des appareils multifonctions à chaque fois qu’ils en ont besoin dans leurs tâches quotidiennes. Les documents peuvent varier en taille et en mise en page, comprenant des documents imprimés Word, des tableaux Excel, des courriers et des fax. Dès leur importation par l’intermédiaire d’un appareil multifonction, les documents sont dirigés directement vers le Recognition Server, qui les convertit automatiquement en fichiers PDF interrogeables. Ces fichiers PDF sont ensuite routés vers le système d’archivage pour la sauvegarde à long terme. Le service comptabilité et le compte client reçoivent une facture correspondante codifiée lors de la phase de numérisation.

Selon la taille du document d’origine, le traitement peut prendre à peine quelques secondes. Tous les collaborateurs ont ainsi accès à leur système de Gestion Electronique de Documents, où se trouvent tous les documents, qui ont été traités au préalable par ABBYY Recognition Server, ce en format interrogeable. De ce fait, les collaborateurs de Norton Rose LLP ont accès, par une simple recherche, à des informations beaucoup plus nombreuses et fournies qu’auparavant.

ABBYY Recognition Server est une solution stable d’automatisation de la reconnaissance basée sur Serveur. Toutes les tâches de traitement OCR sont procédées en arrière-plan sur le Serveur, rendant ainsi la phase de conversion d’un document ou de PDF invisible à tous les utilisateurs. D’autre part, via la Console d’Administration, l’équipe informatique de Norton Rose LLP peut facilement surveiller l’évolution des tâches ou rechercher des erreurs survenues en cours de traitement. Grâce à la flexibilité du système offert par le Recognition Server, la performance et la rapidité du traitement peuvent être augmentées par un simple ajout de CPU (Unité Central Processeur).

Résultats

La performance a été considérablement améliorée grâce à la mise à disposition d’informations pertinentes, plus rapidement et facilement consultables. Norton Rose LPP continue ainsi à accroître sa productivité interne tout en proposant un service de qualité à ses clients, encore plus rapide et plus efficace.

Il n’a fallu à l’équipe informatique de Norton Rose LLP que quelques jours pour intégrer ABBYY Recognition Server dans son système, incluant la connexion du flux de tâches du Recognition Server aux appareils multifonctions et au système de Gestion Electronique de Documents de l’entreprise. Norton Rose LLP a également créé un aperçu Web personnalisé dans lequel sont visibles tous les documents en attente d’être traités, que l’équipe d’assistance peut surveiller dans le flux de tâches.

ABBYY Recognition Server permet aujourd’hui à Norton rose LLP d’accroître sa productivité en traitant plusieurs centaines de documents sur n’importe quel jour de la semaine. Norton Rose LLP a ajouté ABBYY Recognition Server à son unité centrale de traitement pour que la société puisse non seulement traiter de nouveaux documents mais aussi les 12 millions de documents déjà existants de leur base de données.