PepsiCo automatise le traitement de ses factures avec ABBYY FlexiCapture

Défi : Réduction des montagnes de papier

Dans plus de 200 pays, des ménages font confiance à la famille de marques PepsiCo et des millions de gens l'apprécient au quotidien. Et pour aider ses douzaines d'entités régionales à gérer leur documentation, PepsiCo a créé son département Imaging Technology en 1989.

« Cette évolution était tournée vers l'avenir », déclare Jordan Clevenger, chef de projet chez PepsiCo. « Nous avons créé des solutions client de gestion des images et de contenus, en prenant une bonne vingtaine d'années d'avance sur d'autres sociétés. » Les succès d'Imaging Technology ont incité PepsiCo à s'engager dans un projet ambitieux. Sous le nom de code « POWER », il a pour but d'automatiser le traitement de la comptabilité fournisseurs de deux entités en France, d'une en Belgique et d'une autre aux Pays-Bas. « Tout était fait manuellement », déclare Jignesh Patel, Directeur Principal du département Imagerie chez PepsiCo Imaging Technology. « La Belgique réalisait une capture d'image de base, mais pas de capture de données. » Résultat, les données devaient être codées dans le système SAP de PepsiCo, avec les tous les inconvénients d'une saisie manuelle lente, coûteuse et source d'erreurs.

Solution : À la recherche d'une solution unique adaptée à plusieurs pays et multi-lingue

À la recherche d'une solution unique adaptée à plusieurs pays et langues, J. Patel et son équipe étaient chargés de créer une solution de capture automatisée capable de prendre en charge plusieurs langues, plusieurs devises, des traitements par lots volumineux et des champs de données complexes.

Parallèlement aux noms des fournisseurs et des clients, les informations sur la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) devaient être recueillies, aussi bien pour les clients que pour les fournisseurs, de même que les bons de commande, les montants des factures et les désignations d'articles.

Auparavant, l'équipe de J. Patel avait aidé le bureau russe de PepsiCo pour ses flux de travail dans la comptabilité fournisseurs, un processus complexe qui impliquait plusieurs types de documents, plusieurs processus d'affaires et plusieurs langues. « Leurs documents n'étaient pas que de simples factures, » rappelle J. Patel. « D'autres processus étaient associés, et nous devions travailler en caractères cyrilliques. Ils ont conseillé FlexiCapture. Nous l'avons donc utilisé pour travailler avec notre dépôt de données et notre solution de flux de travaux internes, Image Vision, qui convertit les données capturées au format XML et les envoie ensuite à notre système SAP principal. FlexiCapture s'est intégré facilement et a fonctionné sans problème dès le début. » En passant à une comptabilité fournisseur automatisée avec ABBYY FlexiCapture.

Pour aider à faire avancer le projet POWER, PepsiCo a fait appel à l'expertise de Criteria First, un partenaire d'ABBYY qui avait assisté Imaging Technology pour le projet russe de PepsiCo. « Nous avons effectué tout le travail de recherche dans le traitement multilingue, multidevises et des différents régimes de TVA », explique Russell Kent, développeur de solutions chez Criteria First. « Pour le projet POWER, nous avons configuré le logiciel pour qu'il fasse la même chose en France, en Belgique, aux Pays-Bas, ainsi que dans quelques entités allemandes, italiennes et suisses, à savoir la région Europe occidentale de PepsiCo. » J. Patel indique que le but initial de Criteria First était de créer un pilote de test pour chacune des entités principales à revoir. « Nous voulions garantir la satisfaction aussi bien du côté des utilisateurs que de l'encadrement », précise J. Patel. « Et après avoir testé la nouvelle solution, ils ont tous convenu qu'elle réduirait réellement leur charge de travail. »

Une fois la solution totalement mise en œuvre, les flux de travail de la comptabilité fournisseurs ont été simplifiés, automatisés et fortement rentabilisés. La solution est hébergée dans les installations de stockage de données de PepsiCo dans le nord du Texas et accessible à distance par Internet. Cela permet de répartir les coûts du système entre les entités commerciales et d'améliorer la cohérence des procédures de la comptabilité fournisseurs de PepsiCo.

Le processus démarre lorsque des factures papier dans n'importe laquelle des cinq langues sont numérisées localement par une entité via la Station de Numérisation d'ABBYY. Elles sont ensuite envoyées au projet POWER, identifiées sous la bonne entité et reconnues par FlexiCapture. A partir de là, les nouveaux documents numérisés et les données sont envoyés à des stations de vérification, et une fois vérifiés, transférés à Image Vision de PepsiCo pour validation. Après cela, les données sont exportées au format XML vers la solution SAP ERP de PepsiCo.

Résultats

Pour J. Patel, la nouvelle solution fait gagner du temps dès le départ. Et il ajoute que la précision de FlexiCapture nécessite un temps de vérification minimal. « Bien sûr, nous vérifions chaque ré-pertoire manuellement. Mais en réalité, il s'agit de corriger un ou deux caractères incertains. Cela ne prend pas beaucoup de temps – la solution opère de manière extrêmement précise. » Et la précision de FlexiCapture reste la même avec une forte charge de travail. Au cours de ses trois premiers mois, la solution du projet POWER a traité deux mille traitements par lots, plus de 21 000 documents et presque 40 000 pages sans problèmes, dans cinq langues différentes.
Et selon R. Kent, ce n'est qu'un début : « Pour nous, cela signifie que la solution peut s'adapter pour traiter quasiment n'importe quelle charge de travail. Depuis sa mise en œuvre, je n'ai eu pratiquement aucune question de la part de PepsiCo. Cela marche parfaitement. » Jignesh Patel confirme : « Du côté d'ABBYY, je n'ai eu à intervenir en rien. Ce qui me fait dire que nous faisons vraiment du bon travail. Cela fonctionne sans problème. » D'après J. Patel, l'équipe Imaging Technologie travaille actuellement à de nouveaux moyens d'utiliser FlexiCapture. « Nous nous engageons actuellement dans la création d'une solution de comptabilité fournisseurs à l'échelle mondiale. Il s'agira d'un processus commun qui apportera les mêmes avantages quel que soit le lieu où PepsiCo a des activités de comptabilité fournisseurs. Et cela intègrera ABBYY. »