請求書処理の自動化： 請求書処理を一貫して効率化する方法

請求書の自動化は、ビジネスルールに従って、請求書（紙とデジタルの両方）から主要データをキャプチャ、抽出、検証するものです。その後、RPA、BPM、ERPなどの情報システムにデータを転送し、請求書のストレートスルー処理を実現します。請求書の到着経路（紙、メール、API、MFP/スキャナ、モバイルデバイス、ウェブベースのスキャン）に関係なく、請求書はすべて一元的に処理されます。

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自動請求書処理とは？
請求書自動化の仕組み
自動請求書処理のメリット
請求書処理を自動化する方法
請求書自動作成ソフトウェアに求められるもの

自動請求書処理とは？

自動請求書処理は、光学式文字認識（OCR）、人工知能(AI)、機械学習(ML)を使用して請求書データを抽出・処理し、請求書処理ワークフローを合理化かつ高速化します。

自動化システムのない企業は、手作業で処理することが必要です。つまり、担当者がデータをコンピューターに入力し、詳細が正しいことをチェックし、注文と合計を照合し、承認と支払いのために適切な手続きに進み、将来的にも参照できるように保存してファイル化します。この作業はすべて非常に時間がかかり、間違いが発生しやすいです。

自動請求書処理は、光学式文字認識（OCR）やインテリジェント文書処理（IDP）などのさまざまな技術を活用することで、このような手作業を排除または最小限に抑えることを目的としています。IDP）などのさまざまな技術を活用することで、このような手作業を排除または最小限に抑えることを目的としています。

• データの分析と抽出
• データの確認と検証
• 例外処理
• ワークフロー管理
• 承認と支払い

請求書自動化の仕組み

 

 

請求書の自動化は、ビジネスルールに従って、請求書（紙とデジタルの両方）から主要データをキャプチャ、抽出、検証します。そして、RPA、BPM、ERPといった企業の情報システムにデータを配信し、請求書の一貫した処理を実現します。請求書の到着経路（紙、メール、API、MFP/ローカルスキャン、モバイルデバイス、ウェブベースのスキャン）に関係なく、請求書はすべて一元的に処理されます。その仕組みは以下のとおりです。

1. スキャンとデータ抽出： 物理的またはデジタル形式で受け取った請求書は、自動化されたシステムにスキャンまたはアップロードされます。OCR技術は、ベンダーの詳細、請求書番号、日付、行項目、金額といった請求書の重要情報を認識し、抽出するために使用されます。これが手作業であれば、従業員が紙を読み、コンピューターに入力しながらデータ化することになります。

2. データ検証： 抽出されたデータは、事前に定義されたルールや基準に照らして検証されます。これにより、請求書データの不一致、エラー、矛盾の特定ができます。

3. マッチングと検証： システムは、請求書データを発注書と自動的に照合し、商品やサービスが期待通りに受領されたことの確認ができます。つまり、従業員は、詳細が正しいかどうかを確認するために、書類の相互参照に時間を費やす必要がなくなるのです。

4. 例外処理： 検証および照合プロセス中に不一致や例外が検出された場合、システムはさらなる調査と解決のためにこれらの問題にフラグを立てることができます。これが手動のプロセスであれば、従業員は細部に注意し、ニュアンスの違いをチェックすることに最大限の努力を払う必要があります。

5. ワークフロー管理： 自動化されたワークフローは、事前に定義されたルールと階層に基づいて、請求書を適切な承認プロセスに進めるように設計されています。これには、さまざまな部署や個人に請求書を送り、レビューや承認を得ることなどが挙げられます。自動化が導入されていなければ、従業員は請求書に署名する責任者を探すために、廊下を歩いて別の部署まで行くこともあるかもしれません。

6. 支払い： 請求書が必要な検証ステップと承認を通過した後、システムは支払い処理を開始できます。これには、支払指示書の作成、会計記録の更新、ベンダーへの実際の支払開始などがあります。この処理を手作業で行うと、従業員が小切手を書いたり、銀行に行ったり、オンラインで数字や受取人の詳細を入力してデジタル決済を行うなど、多くの時間がかかります。

自動請求書処理のメリット

自動請求書処理を改善する方法はたくさんあります。これには以下のような項目が挙げられます。

1. 効率性

請求書処理の自動化により、不必要な手順を排除し、ボトルネックを減らし、パフォーマンスを向上させ、無駄な時間を最小限に抑えることで、さらに効率的なワークフローが可能になります。 また、記録の一元化も可能であり、これは会計処理のセキュリティ、アクセス、効率の面で重要です。

会計処理の効率化には、潜在的なエラーの原因を特定し、排除することなども挙げられます。また、プロセスを標準化することで、一貫した方法で業務が遂行されることを保証します。ワークフローが最適化されれば、意思決定はより明確になり、業務はより速く完了します。

2. 正確性

人間は、データを読んだり、入力したり、比較したりするときに疲れたり、注意散漫になったりすることがあり、それがエラーを引き起こす可能性があります。請求書処理を自動化することで、正確性、検証、パフォーマンスの向上、一貫性がもたらされるため、この問題が解消されます。

3点照合では、発注書と入荷商品が照合され、発注書と請求書の数量と価格が照合されます。また、自動化されたシステムでは、請求書と商品受領報告書を照合することで、さらなる正確性を確保します。この3点照合により、企業は全体的な効率を高めながら、過払い、過少払い、不正確な支払いを回避できます。

3. コンプライアンス

 

 

請求書処理の自動化により、従業員は手作業によるデータ入力から解放され、より価値の高い業務に集中することができるようになります。また、経理部門が支払いの遅れや重複を避けるのにも役立ちます。

ほとんどの企業では、請求書処理時間が90％改善されています。従業員の生産性は400％向上し、経理担当者が問い合わせに対応する時間は30％短縮されます。ストレートスルー処理により、これまで1～2日かかっていた請求書の支払い処理が1時間以内に完了します。

4. コスト削減

コスト削減は常に、自動請求書処理に切り替える大きな要因です。優れた支払業務自動化システムにより、企業は処理コストを91％も削減できます。

最近の調査によると、業界横断的な請求書１通あたりの支払業務処理コストの平均は11ドルであるのに対し、最高水準の企業は請求書1通あたり3ドル以下しか費用をかけていません。請求書処理を自動化することで、企業は早期支払割引を利用できるようになり、経費削減に繋がります。

建設・エンジニアリング企業Costain社は、40万件の請求書を受け取っていますが、ABBYYを利用したデジタル変革により、請求書1件あたり9分の処理時間を節約でき、会社に多大な節約をもたらしました。

5. 視覚化

自動化により、請求書のステータスに関するリアルタイムの追跡結果とサポートを提供します。このように請求書のライフサイクルを可視化することで、企業は未払いの支払いを追跡し、経費を予測し、より多くの情報に基づいた財務上の意思決定を行うことができます。

請求書処理を自動化する方法

1. 請求書処理ソリューションの選択

データのキャプチャ、認識、フィールド抽出、検証を自動化し、POベースの請求書のストレートスルー処理を簡単かつ正確に行うターンキー式自動請求書処理ソリューションを選択します。

2. ワークフローのカスタマイズ

組織内で請求書処理を効率的かつ効果的に完了するために、個人が追従するさまざまなステップ、アクション、意思決定の配置について戦略を考えます。ワークフローのカスタマイズには、固有の要件、好み、制約に合わせてワークフローを適合・構成することも含まれます。

3. 他の会計システムとの統合

請求書処理の自動化は、組織内ですでに導入されているERPインフラストラクチャと併用することができます。請求書処理ソフトウェアの主要プロバイダーは、情報システムや会計システムの市場をリードするソリューションプロバイダーに合うコネクターを無料で提供しています。これにより、コストを抑えた短期間での統合が可能となり、投資対効果を高めることができます。抽出・検証された請求書データ（および画像）は、それを必要とするシステム（RPA、CRM、ERP、BPM、ECM、会計システム）に転送され、よりスマートかつ迅速なエンドツーエンドの支払業務自動化ワークフローを実現します。自動化ワークフローを実現します。

4. テストと審査

カスタマイズしたワークフローは、管理された環境でテストし、フィードバックを集める必要があります。受け取ったフィードバックに基づいて、必要な調整ができます。また、ワークフローの効率を継続的に監視し、データを収集し、その効果を分析することも重要です。さらなる最適化が必要な領域を特定し、それに沿った変更を加えることができます。文脈が変化したり、新しい要件が発生した場合は、適応する準備をし、適切かつ効果的であり続けるためにカスタマイズされたワークフローを修正します。

請求書自動作成ソフトウェアに求められるもの

ビジネスに適した請求書自動作成ソフトウェアを選択することは、請求書と財務プロセスの管理における効率と精度に大きな影響を与える重要な決定です。さまざまな選択肢を評価する際に考慮すべき主な要因は以下の通りです。

• 統合能力： ソフトウェアは、既存の会計、ERP、その他の関連システムとシームレスに統合できる必要があります。この統合はデータフローを合理化し、手作業によるデータ入力を削減します。
• 使いやすさと判りやすさ： ソフトウェアのインターフェースが直感的でユーザーフレンドリーであるかどうかを確認します。大規模なトレーニングを必要とせず、チームにとって習得しやすく、使いやすいものでなければなりません。
• 自動化の特徴 自動データキャプチャ、請求書照合、承認ワークフローなどの機能を探します。この機能は、手作業を減らし、請求書処理サイクルをスピードアップするのに役立ちます。
• データ抽出とOCR： 光学式文字認識（OCR）技術により、スキャンまたは写真撮影した請求書から主要データの抽出ができます。データ入力の自動化には、事前に訓練された抽出モデルによる正確なOCRが不可欠です。
• 3点照合： ソフトウェアは、請求書と発注書および領収書を正確に照合し、エラーや不一致を最小限に抑える必要があります。
• 承認ワークフロー： 柔軟な承認ワークフローが、請求書の管理には不可欠です。タイムリーな処理を保証するために、マルチレベルの承認と通知を可能にすることが必要です。
• データセキュリティとコンプライアンス： ソフトウェアがデータセキュリティとコンプライアンスに関する業界基準を満たしていることを確認します。
• 拡張性： ビジネスとともに成長できるソフトウェアを選びましょう。請求書の量が増えても対応でき、ニーズの変化にも対応できる必要があります。
• カスタマイズと設定： ソフトウェアでは、貴社独自の要件に合わせて、フィールド、ワークフロー、プロセスをカスタマイズできるようにする必要があります。
• レポーティングと分析： 請求書の処理時間、承認のボトルネック、その他の主要なパフォーマンス指標に関する洞察を提供するソフトウェアを選択します。これは、改善する点を特定するのに役立ちます。
• モバイルアクセス： ソフトウェアへのモバイルアクセスは、外出先で請求書を承認したり、請求書の処理状況を常に把握したりするのに有用です。
• ベンダーサポート： ソフトウェアベンダーが提供するカスタマーサポートのレベルを検討します。問題が発生した場合、またはカスタマイズのヘルプが必要な場合は、タイムリーなサポートが大事です。
• コストとROI： ソフトウェア自体のコストと、それの導入によりもたらされる潜在的な時間とコストの節約分を比較評価します。効率性の向上とエラーの減少に基づいて、投資収益率（ROI）を計算します。

請求書自動化への切り替え

請求書処理を自動化するメリットについての情報収集が終わったら、早速行動を起こしましょう。コスト削減、生産性向上、正確性向上という成果を得るのはまさに今です。ABBYYは、独自の請求書処理ソフトウェアを通じて、多くのグローバル企業をサポートしています。当社の技術があれば、請求書処理コストを削減し、請求書処理時間を大幅に短縮することができます。貴社にとってどのようなメリットがあるか、ぜひご覧ください。無料のデモもお申し込みいただけます。

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