世界トップレベルの食品飲料ブランドPepsiCoがABBYYの デー タキャプチャを導入し請求書処理を自動化

PepsiCoは200カ国以上の家庭から信頼され、毎日何百万人もの人が手にする食品飲料ブラ ンドです。PepsiCoImaging Technologyは、そのPepsiCoの世界規模の組織で扱う文書の イメー ジングと管理ソリュー ションを担当する会社です。各地域にまたがる多数のグル ー プ会社の文書管理を実現する為に、1989年に作られました。PepsiCoのプロジェク トマネー ジ ャー であるJordan Clevenger氏は「これは前向きな動きでした。我々は、カスタムメイドのイ メー ジングとコンテンツ管理ソリュ ー ションを構築していました。20年ぐらいは他社の一 歩 先を行っていました。」 と振り返ります。

しかしながら、昨今は、請求書やクレジットメモの手入力による費用やミスが課題となっていました。そこでPepsiCoは、 「POWER.J というコー ドネー ムで、野心的なプロジェク ト を始動しました。その内容は、最も大きいヨー ロッパの4拠点（フランスの2拠点、 ベ ルギーおよびオ ランダ拠点）の請求書処理の自動化でした。PepsiCo Imaging Technologyのイメ ー ジ部シニアマネー ジャー のJignesh Pate I氏は、 「それまではすべて手作業で、ベ ルギ ー では基本的なイメー ジキャプチャを使っていましたがデ ー タキャプチャではありませんでした。」 と言います。そのため、時間も費用もかかりミスを起こしやすい手作業でPepsiCoの SAPシステムにデ ー タを入力する必要があったのです。これを軽減するために、PepsiCoは ABBYYFlexiCaptureを使って請求書処理のプロセスを自動化しようと考えました。

Patel氏のチームは、複数言語と複数通貨、大量のバッチ処理と複雑なデータ項目に対応できる自動 化されたキャプチャソリューションを構築することを任されました。ベンダー名と顧客名、付加価値税 (VAT)、注文書、請求総額と請求項目もキャプチャする必要がありました。

ABBYY FlexiCaptureで請求書処理の自動化

POWERプロジェクトを円滑に行うため、PepsiCoはABBYYのパートナー会社であり前述のロシアの プロジェクトでImaging Technologyに貢献したCriteria Firstの助けを借りることにしました。「我々 は、複数の言語、通貨と税金の取り扱いに多大なる時間を費やしました。」とCriteria Firstのソリュー ション開発者Russell Kent氏は説明します。「POWERプロジェクトではPepsiCo西ヨーロッパグルー プとして知られるフランス、ベルギー、オランダならびにドイツ、イタリア、スイスの拠点でも使えるよう にソフトウェアを構成しました。」

Patel氏によると、Criteria Firstの目下の目標は、主要な拠点のレビュー用にテストパイロットをつくる ことでした。「我々はユーザーと組織のリーダーの両方に満足してもらいたいと考えていました。」と Patel氏は説明します。「そして新しいソリューションをテストした時、これなら仕事量を減らすことが できると全員同意しました。」

導入後、請求書処理のワークフローは可視化および自動化され、非常に費用効果は向上しました。そ のソリューションはPepsiCoの北テキサスデータセンターにホストされ、ウェブ経由でリモートアクセ スできます。これにより、システムの費用が拠点間で共有され、更にはPepsiCoの請求書処理業務を 標準化することが可能になりました。

プロセスは、紙ベースの請求書が各拠点のスキャンステーション経由でスキャンされる所から始ま ります。請求書の言語は問いません。そして、POWERプロジェクトヘ送られ、正しい拠点を確認 後、FlexiCaptureによって認識されます。そこから新しいデジタル文書とデータが、検証ステーション ヘ送られます。検証後にPepsiCoのImage Visionシステムへ転送され承認されます。その後、そのデー タはXMLファイル形式で、PepsiCoのSAP ERPソリューションヘエクスポートされます。

Patel氏は、この新しいソリューションは、作業時間を節約したと評します。それはFlexiCaptureの正 確さが検証時間を最小限にしているからだと言います。「もちろん、我々は各インデックスを手作業で 検証しますが、これは、明らかにおかしな文字を訂正するだけで、多くの時間はかかりません。このソリ ューションはとても正確に機能しています。」

FlexiCaptureの精度は重い作業負荷でも安定していることが検証されています。最初の3ヶ月で POWERプロジェクトソリューションは、5つの言語が混合した21,000以上の文書と、約40,000ページ ある2,000のバッチを何の問題もなく処理しました。更に、Criteria FirstのKent氏によると「事実上、 このソリューションはどのような仕事量でも対応できると思っています。導入以来、PepsiCoからの質 問はほとんどなく、申し分なくうまくいっています。」

Patel氏は、「ABBYY導入の観点で、自分が関わるようなことは何もありませんでした。それはシステ ムがスム—ズに動いていて、問題なくうまくいっていることを物語っていました。」と振り返ります。

今後の展望

Patel氏によると、PepsiCo Imaging TechnologyチームはFlexiCaptureを新たな方法で利用するこ とに取り組んでいます。「我々は現在、グローバル規模での請求書処理ソリューションの構築に従事し ています。請求書処理業務に関わるどのPepsiCo拠点にも利益をもたらす共通プロセスです。そしてそ こにABBYYを統合する予定です。」