GEMLUX améliore le service aux clients et le traitement des bons de commande avec l’intégration de l’IDP ABBYY à NetSuite

Portrait du client

Nom	GEMLUX
Siège social	Jacksonville, Florida, USA
Secteur d’activité	Manufacturing (Marine)
Web	www.gemlux.com

Portrait du partenaire

Nom	Formtran
Siège social	Lake Forest, CA, USA
Web	www.formtran.com

Depuis plus de 40 ans, GEMLUX fabrique du matériel nautique de la plus haute qualité et parmi le plus innovant du monde, au service de constructeurs navals d’élite tels que Yellowfin Yachts, Maverick Boat Group, et Contender Boats. GEMLUX s’est récemment associé à Formtran, l’un des plus grands fournisseurs de logiciels et de services d’automatisation du traitement des documents pour réduire drastiquement le temps de traitement des bons de commande complexes, avec de nombreuses lignes, reçus tant de ses clients que de ses fournisseurs. Ainsi, l’IDP (traitement intelligent des documents) ABBYY a-t-il été intégré à son ERP NetSuite.

Les représentants commerciaux GEMLUX consacraient 30 à 45 minutes à saisir manuellement les données des bons de commande clients dans leur ERP, NetSuite. Parfois, les bons de commande faisaient 10 pages de long et comptaient jusqu’à 100 lignes. Chaque fois que les commerciaux saisissaient une ligne, ils devaient vérifier les personnalisations en place, tout en devant répondre aux appels des clients.

Côté fournisseurs, les importantes commandes qui leur étaient passées se traduisaient par de nombreux bons de commande différents, parfois annotés à la main. Les consolider nécessitait une vérification manuelle qui s’ajoutait souvent à une journée de travail déjà bien remplie.

GEMLUX avait besoin d’une solution pouvant :

• Dégager les commerciaux du temps nécessaire à la saisie manuelle des données et à la vérification de chaque ligne pour consacrer ce temps aux clients
• Transmettre les données des fournisseurs, même manuscrites, avec la plus grande précision à l’ERP NetSuite
• Être élargie pour traiter d’autres types de documents que les bons de commande
• Optimiser une intégration conçue pour répondre à leurs besoins

Les bons de commande sont désormais envoyés par email à une adresse contrôlée par l’IDP ABBYY pour intégrer les bons de commande à NetSuite en 3 à 5 minutes. Grâce à un système signalant automatiquement les exceptions, les commerciaux n’ont plus besoin d’interrompre le service aux clients en vérifiant chaque ligne.

L’intégration en toute fluidité de l’IDP ABBYY à NetSuite a permis de consolider les lignes des bons de commande des différents fournisseurs afin que les expéditions soient traitées en une seule et même transaction plutôt que plusieurs transactions partielles.

L’IDP ABBYY est capable de traiter toute sorte de documents. Grâce à l’intégration réussie de l’IDP ABBYY à NetSuite, GEMLUX peut étendre ses avantages à d’autres domaines de traitement des documents.

• 45 minutes de saisie des données ramenées à 3-5 minutes
• Un processus de 6 heures pour gérer les bons de commande de nombreux fournisseurs a été réduit d’environ 75%
• De nouvelles opportunités ont été identifiées pour un retour sur investissement (ROI) significatif en étendant l’intégration IDP ABBYY-NetSuite à d’autres cas de traitement des documents